I - Définition et objet du service
1/ La saisine de la commune d'Avesnes-sur-Helpe par voie électronique via le formulaire proposé (ci-après dénommé "le service") est un téléservice mis en œuvre par la commune d'Avesnes-sur-Helpe (ci-après dénommé(e) "la collectivité") contribuant à simplifier les démarches administratives des usagers.
L'utilisation du service, qui est gratuit et facultatif, emporte l'acceptation par l'usager des présentes conditions générales d'utilisation dont les modalités s'imposent à lui, conformément aux dispositions du 2e alinéa de l'article L. 112-9 du code des relations entre le public et l'administration. Dans tous les cas, à la date de la première utilisation par l'usager, les conditions générales sont réputées lues et acceptées.
2/ Le service est un moyen de saisir la collectivité par voie électronique. Il permet d'effectuer une réclamation (article L. 112-8 du code des relations entre le public et l'administration) et d'y joindre des pièces justificatives ne dépassant pas 10Mo.
Enfin, ce service est le seul et unique moyen de saisir la collectivité par voie électronique. Cela exclut par conséquent la saisine directe par mail, messagerie instantanée ou SMS, ainsi qu'au travers des réseaux sociaux et des forums de discussion.
II- Modalités d'utilisation et fonctionnement du service
1/ Lors de l’utilisation de ce service, l'usager s'identifie en fournissant ses nom, prénom, adresse postale et adresse électronique (article 2 du décret n° 2015-1404 du 5 novembre 2015 relatif au droit des usagers de saisir l'administration par voie électronique).
S'il s'agit d'une entreprise, elle indique son numéro d'inscription au répertoire des entreprises et de leurs établissements. S'il s'agit d'une association, elle indique son numéro d'inscription au répertoire national des associations (article 2 du décret n° 2015-1404 du 5 novembre 2015 relatif au droit des usagers de saisir l'administration par voie électronique).
Les pièces jointes doivent être exclusivement aux formats .pdf, .jpg ou .jpeg sans comporter de mot de passe. La taille maximale de l'ensemble des fichiers transmis ne doit pas excéder dix méga-octets (10Mo).
L'envoi du formulaire par l'usager par voie électronique vaut signature de celui-ci.
Conformément à l'article L 112-14 du code des relations entre le public et l'administration, l'adresse électronique communiquée par l'usager peut être utilisée par la collectivité pour répondre à la réclamation.
Après envoi, l'usager reçoit instantanément, à l'adresse électronique communiquée à cet effet, un accusé d'enregistrement daté qui comprend copie de son message.
Un accusé de réception est envoyé à l'usager dans les 10 jours ouvrés à compter de la réception de la demande.
Les délais précités ne s'appliquent qu'à compter de la saisine du service compétent (article 6 du Décret n° 2015-1404 du 5 novembre 2015 relatif au droit des usagers de saisir l'administration par voie électronique.)
L’accusé de réception comporte les mentions suivantes :
- La date de réception de l'envoi électronique effectué par l'usager ;
- La désignation, l'adresse postale et, le cas échéant, l'adresse électronique ainsi que le numéro de téléphone du service chargé du dossier.
Lorsque la saisine effectuée par l'usager est incomplète, les pièces et informations manquantes lui seront indiquées ainsi que le délai fixé pour la réception de celles-ci. (article 8 du décret n° 2015-1404 du 5 novembre 2015 relatif au droit des usagers de saisir l'administration par voie électronique).
2/ L'utilisation du service requiert une connexion et un navigateur internet. Le navigateur doit être configuré pour autoriser les cookies de session. Afin de garantir un bon fonctionnement du service, il est conseillé d'utiliser les versions de navigateurs suivantes :
- Chrome version 35 et supérieure
- Firefox version 31 et supérieure
- Internet Explorer version 10 et supérieur
- Safari version 7 et supérieure
III - Disponibilité et évolution du service
Le service est disponible 7 jours sur 7, 24 heures sur 24. La collectivité se réserve toutefois la faculté de faire évoluer, de modifier ou de suspendre, sans préavis, le service pour des raisons de maintenance ou pour tout autre motif jugé nécessaire. L'indisponibilité du service ne donne droit à aucune indemnité. En cas d'indisponibilité du service, l'usager en est informé ; il est alors invité à effectuer sa démarche ultérieurement.
Les termes des présentes conditions d'utilisation peuvent être amendés à tout moment, sans préavis, en fonction des modifications apportées au service, de l'évolution de la législation ou de la réglementation, ou pour tout autre motif jugé nécessaire.
IV - Traitement des données à caractère personnel
La collectivité s'engage à prendre toutes précautions utiles pour préserver la sécurité des données collectées auprès de l'usager, et notamment empêcher qu'elles soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.
Les droits d'accès, de rectification et d'opposition prévus par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique aux fichiers et aux libertés peuvent s'exercer auprès de la collectivité.
La collectivité s'engage à n'opérer aucune commercialisation des informations et documents transmis par l'usager au moyen du service, et à ne pas les communiquer à des tiers, en dehors des cas prévus par la loi.
V - Traitement des demandes abusives ou frauduleuses
Aucun accusé de réception ne sera envoyé dans les cas d'envois abusifs, notamment par leur nombre, leur caractère répétitif ou systématique, ou d'envois susceptibles de porter atteinte à la sécurité des systèmes d'information.
VI - Engagements et responsabilité
L'usager du service s'engage à ne fournir, dans le cadre de l'utilisation de celui-ci, que des informations exactes, à jour et complètes. Dans l'hypothèse où l'usager ne s'acquitterait pas de cet engagement, la collectivité se réserve le droit de suspendre ou de résilier la saisine du médiateur, sans préjudice des éventuelles actions en responsabilité pénale et civile qui pourraient être engagées à son encontre.
Il est rappelé que toute personne procédant à une fausse déclaration pour elle-même ou pour autrui s'expose, notamment, aux sanctions prévues à l'article 441-1 du code pénal, prévoyant des peines pouvant aller jusqu'à trois ans d'emprisonnement et 45 000 euros d'amende.
Ce service contribue à simplifier les démarches administratives des usagers en lui permettant de contacter la collectivité.
Textes officiels
